DATENSCHUTZERKLÄRUNG

VERANTWORTLICHER

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

TOPBODY FITNESSCENTER GmbH
E-Mail: [email protected]

DATENVERARBEITUNG BEIM BESUCH UNSERER WEBSITE

SERVER-LOG-DATEIEN

Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten erfasst:

• IP-Adresse
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer URL
• Uhrzeit der Serveranfrage

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technisch fehlerfreiem Betrieb der Website).

Die Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und regelmäßig gelöscht.

COOKIES

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Analyse- oder Marketing-Cookies werden nur auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeitet.

ONLINE-ANMELDUNG UND MITGLIEDSCHAFT

VERTRAGSABSCHLUSS

Im Rahmen der Online-Anmeldung für eine Mitgliedschaft oder ein sonstiges Zutrittsprodukt, insbesondere Tagesticket oder 10er-Block, verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• bei Mitgliedschaften gegebenenfalls Bankverbindung (IBAN, Kontoinhaber)

Zweck der Verarbeitung ist der Abschluss und die Durchführung des jeweiligen Vertragsverhältnisses sowie die Verwaltung der persönlichen Zutrittsberechtigung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

IDENTITÄTS- UND ALTERSPRÜFUNG / LICHTBILDAUSWEIS

Im Rahmen der Anmeldung verarbeiten wir einen amtlichen Lichtbildausweis zur Überprüfung der Identität und des Alters sowie zur Absicherung der persönlichen und nicht übertragbaren Zutrittsberechtigung.

Für diese Prüfung benötigen wir ausschließlich Name, Lichtbild und Geburtsdatum. Alle darüber hinausgehenden Angaben auf dem Ausweisdokument können vor der Übermittlung geschwärzt werden.

Das auf dem Ausweisdokument ersichtliche Geburtsdatum wird mit dem bei der Anmeldung angegebenen Geburtsdatum abgeglichen.

Das Lichtbild wird aus dem übermittelten Ausweisdokument übernommen und als Identifikationsfoto in unserem Verwaltungssystem gespeichert. Das Identifikationsfoto dient der eindeutigen Zuordnung der zutrittsberechtigten Person zu ihrer persönlichen Zutrittsberechtigung sowie der Sicherheit und Missbrauchsprävention in unseren vollautomatisierten Fitnessstudios. Es ermöglicht insbesondere die nachträgliche Zuordnung einer Person bei sicherheitsrelevanten Vorfällen oder bei einem möglichen Missbrauch einer persönlichen Zutrittsberechtigung.

Es erfolgt im Zusammenhang mit dem Identifikationsfoto:

• keine biometrische Gesichtserkennung
• keine biometrische Analyse
• keine Erstellung biometrischer Templates
• kein automatisierter Gesichtsabgleich

Das zur Prüfung übermittelte Ausweisdokument wird für die Dauer von höchstens 3 Monaten ab Übermittlunggespeichert und anschließend gelöscht.

Das daraus übernommene Identifikationsfoto wird für die Dauer der jeweiligen Zutrittsberechtigung gespeichert und spätestens 3 Monate nach deren Ende gelöscht.

Bei einer Mitgliedschaft endet diese Frist 3 Monate nach Beendigung der Mitgliedschaft.

Bei einem Tagesticket endet diese Frist 3 Monate nach dessen Entwertung.

Bei einem 10er-Block endet diese Frist 3 Monate nach der zehnten Entwertung.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Begründung und Durchführung des jeweiligen Vertragsverhältnisses erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unserer berechtigten Interessen an der Sicherheit unserer vollautomatisierten Fitnessstudios, der Kontrolle personalisierter Zutrittsberechtigungen sowie der Verhinderung und Aufklärung von Missbrauch.

BONITÄTSPRÜFUNG

Im Rahmen der Online-Anmeldung kann eine Bonitätsprüfung bei einer externen Auskunftei (z. B. KSV1870 oder CRIF GmbH) erfolgen.

Dies geschieht ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Übermittelte Daten:

• Name
• Geburtsdatum
• Adresse

Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

ZAHLUNGSABWICKLUNG / SEPA-LASTSCHRIFT

Bei Mitgliedschaften erfolgt die Verarbeitung Ihrer Bankdaten zur Durchführung des SEPA-Lastschriftverfahrens.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eine Weitergabe kann im Rahmen der Zahlungsabwicklung an Zahlungsdienstleister erfolgen.

Soweit Zahlungs- und Buchhaltungsdaten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden diese entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach BAO und UGB, grundsätzlich 7 Jahre aufbewahrt.

VERWALTUNGSSYSTEM / MAGICLINE

Zur Verwaltung von Mitgliedschaften, sonstigen Zutrittsprodukten, Verträgen, Zutritten, Identifikationsfotos, Abrechnungen, Supportanfragen sowie zur technischen Bereitstellung unserer Dienstleistungen verwenden wir die Softwareplattform „Magicline“ der Magicline GmbH.

Die Verarbeitung erfolgt überwiegend im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Darüber hinaus kann die Magicline GmbH bestimmte anonymisierte oder pseudonymisierte Daten eigenverantwortlich zur Analyse, Validierung, Weiterentwicklung und Optimierung von datenbasierten sowie KI-gestützten Funktionen und Modellen verarbeiten.

Dabei werden laut Anbieter insbesondere technische, statistische und nutzungsbezogene Informationen verarbeitet. Eine direkte Identifizierung einzelner Personen soll dadurch nicht erfolgen.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Weiterentwicklung, Systemsicherheit, Analyse und Optimierung digitaler Dienstleistungen und KI-gestützter Funktionen).

Betroffene Personen haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO einzulegen.

ZUTRITTSSYSTEM UND CHECK-IN-BILDER

Unsere Fitnessstudios sind vollautomatisiert und verfügen über ein elektronisches Zutrittssystem.

Beim Check-in mittels QR-Code oder RFID-Zutrittsmedium wird ein Check-in-Bild der eincheckenden Person gespeichert.

Das Check-in-Bild ist vom bei der Anmeldung hinterlegten Identifikationsfoto zu unterscheiden.

Zweck der Verarbeitung:

• Missbrauchsprävention
• Verhinderung unbefugter Zutritte
• Überprüfung der persönlichen Nutzung von Zutrittsberechtigungen
• Aufklärung sicherheitsrelevanter Vorfälle
• Schutz unserer Anlagen und Mitglieder

Es erfolgt:

• keine Gesichtserkennung
• keine biometrische Analyse
• keine Erstellung biometrischer Templates
• kein automatisierter Gesichtsabgleich

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Sicherheit unserer vollautomatisierten Fitnessstudios, der Missbrauchsprävention und der Kontrolle persönlicher Zutrittsberechtigungen.

SPEICHERDAUER DER CHECK-IN-DATEN

Check-in-Bilder und die damit verbundenen Zutrittsdaten werden für die Dauer von 3 Monaten gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht.

Eine Verarbeitung dieser Daten in Drittländern, insbesondere den USA, findet nicht statt.

VIDEOÜBERWACHUNG

Soweit in unseren Fitnessstudios eine Videoüberwachung erfolgt, dient diese dem Schutz von Personen und Sachen, der Sicherheit unserer Fitnessstudios sowie der Aufklärung sicherheitsrelevanter Vorfälle.

Videoaufzeichnungen werden grundsätzlich für maximal 14 Tage gespeichert und anschließend automatisch überschrieben bzw. gelöscht, sofern sie nicht aufgrund eines konkreten Vorfalls für die weitere Aufklärung, Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit den anwendbaren Bestimmungen des österreichischen Datenschutzrechts.

KONTAKTAUFNAHME

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Kommunikation der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines bestehenden Vertragsverhältnisses dient,

oder

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen.

Die Daten werden gelöscht, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

SPEICHERDAUER

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bzw. sonstige rechtliche Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Insbesondere gelten folgende Speicherfristen:

• Personenstammdaten, Adress- und Kontaktdaten zur Vertragsverwaltung: für die Dauer des Vertragsverhältnisses und grundsätzlich bis zu 1 Jahr danach, soweit keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen
• Buchhaltungs- und steuerrechtlich relevante Daten: grundsätzlich 7 Jahre nach Maßgabe der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
• zur Identitäts- und Altersprüfung übermitteltes Ausweisdokument: höchstens 3 Monate ab Übermittlung
• Identifikationsfoto: für die Dauer der jeweiligen Zutrittsberechtigung und bis zu 3 Monate nach deren Ende
• Check-in-Bilder und Zutrittsdaten: 3 Monate
• Videoaufzeichnungen: grundsätzlich maximal 14 Tage

Soweit Daten aufgrund eines konkreten Vorfalls zur Aufklärung, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, können die hierfür erforderlichen Daten im Einzelfall bis zum Wegfall dieses Zwecks bzw. bis zum Ablauf der jeweils maßgeblichen gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden.

IHRE RECHTE

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte gemäß DSGVO:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzbehörde

Anfragen richten Sie bitte an:

[email protected]

DATENSICHERHEIT

Unsere Website nutzt SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder unbefugter Offenlegung.

AKTUALITÄT UND ÄNDERUNG

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, insbesondere um sie an geänderte rechtliche Anforderungen, tatsächliche Verarbeitungsabläufe oder technische Änderungen anzupassen.